Список организационных документов предприятия

ЧАСТЬ 1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Общие положения об организационных документах

Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны для исполнения. Фактически организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

Организационный документ оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида.

Подписывает организационный документ, как правило, руководитель организации (устав) или структурного подразделения (должностную инструкцию). Особенностью организационных документов является то, что они вступают в силу только после их утверждения.

Организационные документы могут утверждаться руководителем организации или структурного подразделения путем проставления грифа утверждения на самом документе или распорядительным документом (или иным документом, например протоколом собрания).

Утверждение организационных документов другим документом может проводиться и вышестоящей организацией.

Организационные документы имеют, как правило, сложную структуру текста, состоящую из разделов (иногда и подразделов), имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты (подпункты), нумеруемые арабскими цифрами. Наименование разделов у каждого вида организационных документов разное.

Например, в инструкции наименования разделов зависят от того, какое направление деятельности освещается в данной инструкции.

Содержание текста организационных документов должно соответствовать действующему законодательству, поэтому в этой группе организационно-распорядительных документов наиболее часто применяются типовые и примерные организационные документы (например, Типовое положение о среднем специальном учебном заведении), которые служат основой для разработки конкретных документов.

Для разработки конкретных документов в организации привлекаются наиболее квалифицированные специалисты и руководители структурных подразделений. Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования и проверку на соответствие действующему законодательству.

Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, с юридической службой (юрисконсультом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим определенное направление деятельности организации.

Порядок внесения изменений и дополнений в организационные документы

Организационные документы действуют до их отмены или замены новыми. Особенность организационных документов является то, что в них можно вносить изменения и дополнения в том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.

Частота внесения изменений и дополнений обусловлена как изменением условий деятельности организации, так и изменением действующего законодательства.

В случае реорганизации организации разрабатываются новые организационные документы, которые проходят установленный порядок согласования и утверждения.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра обусловлен видом организационного документа. Например, изменения и дополнения в организационный документ, который утвержден руководителем организации, — положение о структурном подразделении – вносятся приказом этого руководителя.

Если организационный документ, например устав, был утвержден вышестоящей организацией или решением высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.

), то изменения в него вносятся путем их утверждения этими органами и с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию.

  • Виды организационных документов
  • К организационным документам относятся:
  • — учредительный договор;
  • — устав организации;

Список организационных документов предприятия

  1. — положение об организации;
  2. — положения о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах;
  3. — регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, положения о персонале;
  4. — структура и штатная численность;
  5. — штатное расписание;
  6. — инструкции по определенным направлениям деятельности;
  7. — должностные инструкции работников;
  8. — памятки.
  9. Рассмотрим подробнее некоторые из них.
  10. Договор —правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

В современном законодательстве договор выступает в качестве основного документа, устанавливающие разнообразные связи и экономические отношения между гражданами, гражданами и организациями и между организациями.

Законом установлено, что договоры составляются при документировании сделок купли-продажи, оформление отношений аренды, поручительства, поставки продукции, ценообразования, распределения прибыли, взаимоотношений субъектов предпринимательской деятельности, а также как учредительный документ при образовании некоторых форм предприятий (акционерные общества и др.).

В законодательных актах 1990-х годов отсутствуют определения договора, регламентация его формы и содержания.

В то же время установлено, что договор может быть заключен в письменной форме путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. (ГК РФ. Часть 1, ст.

434). Однако договор – не новый вид документа, он применялся в практике работы советских государственных учреждений и предприятий и опыт его применения используется в современных условиях управленческой и экономической деятельности.

  • Содержание договора, как правило, включает: наименования организаций, заключающих договор (или сведения о физических лицах); ссылку на их учредительные документы; фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательствах сторон; условия и формы расчета; санкции при нарушении и невыполнении в срок обязательств; срок действия договора.
  • Основная часть договора излагается в разделе о взаимных обязательствах сторон, который должен полно, четко, однозначно регламентировать взаимоотношения сторон, его отдельные или специальные условия.
  • К реквизитам удостоверения договора относятся личные подписи (с указанием должности, фамилии, инициалов) представителей договаривающихся сторон, их юридические адреса, банковские реквизиты, указание на количество экземпляров договора, печати сторон, регистрационный номер.

Современное законодательство не регламентирует содержание договора в целом, но устанавливает его обязательность, а также условия, которые должны включаться в текст договора, документирующего ту или иную деятельность.

Это могут быть (кроме перечисленных выше) условия возмещения вреда (возможных убытков), порядок разрешения споров, права владения, распоряжения, пользования имуществом (землей, основными фондами и т.д.

), положения об обеспечении экономической безопасности и другие условия, обязательные при осуществлении той или иной деятельности.

Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Уставы, общие для какой-либо сферы деятельности, утверждают высшие органы государственной власти и управления, например: «Устав железных дорог», «Ветеринарный устав» и др. Уставы общественных организаций принимают и утверждают на съездах этих организаций.

Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами управления (министерствами, ведомствами) или власти (администрацией субъектов РФ). Устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит обязательной регистрации в установленном порядке.

Общие требования к порядку составления и оформления устава юридического лица регламентированы в части 1 ГК РФ.

Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы.

Это основной организационный документ в деятельности учреждений, организации и предприятий различных организационно-правовых форм собственности.

Он регулирует взаимоотношения данной организации с другими организациями, с физическими лицами, права и обязанности в сфере, соответствующей направлениям ее деятельности.

  1. Устав является обязательным документом, его содержание в соответствии с законодательством РФ должно включать:
  2. — наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;
  3. — местонахождение (почтовый адрес);
  4. — предмет и цель деятельности;

— порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);

  • — порядок распределения прибыли;
  • — порядок образования учреждения (организации, предприятия), порядок управления и прекращения деятельности;
  • — органы управления (внутренняя организационная структура).
  • В зависимости от вида организации (учреждения) в типовой устав могут быть добавлены другие сведения:
  • — для банков – перечень проводимых банком операций и его функции;
  • — для бирж – сведения о максимальном составе членов, порядке их приема, правах и обязанностях, порядке разрешения споров;
  • — для акционерных обществ – сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.

Положения – нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы. Например: «Общее положение о министерствах», «Положения о государственной автомобильной инспекции».

Положения могут регламентировать деятельность отдельных должностных лиц. В управленческой практике создают положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых отношений по конкретным вопросам.

Например: «Положение о бухгалтерском учете и отчетности в РФ», «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете».

Читайте также:  Документы на оформление опекунства над ребенком

Наиболее распространенный вид положения – документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения.

Положение об организации определяет ее статус, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации.

В практике администрирования организаций, имеющих внутреннюю организационную структуру, положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения.

Положение оформляют на общем бланке организации, т.е. этот документ должен содержать наименование организации, структурного подразделения, вида документа, а также дату и гриф утверждения. Текст положения включает следующие разделы:

  1. — общие положения.
  2. — Цели и задачи.
  3. — Функции.
  4. — Права и обязанности.
  5. — Руководство.
  6. — Взаимоотношения (служебные связи).

Положения подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (начальники структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует положение юридическая службы (юрисконсульт), утверждает руководитель. Положение обретает юридическую силу с момента утверждения.

Структура и штатная численность — документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности. Форма документа унифицирована УСОРД.

  • Документ оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты:
  • — наименование организации (для государственных и муниципальных учреждений указывается также вышестоящая организация);
  • — наименование вида документа;
  • — дата и место издания;
  • —  гриф утверждения;
  • — текст;
  • — визы, подпись.

Текст документа составляется в форме таблицы. Этот документ визируется главным бухгалтером (распорядителем финансов), подписывается начальником отдела кадров, утверждается руководителем организации, подпись которого заверяется печатью.

Штатное расписание – документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД. Документ оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:

  1. — наименование организации;
  2. — наименование вида документа;
  3. — дату и место создания;
  4. — гриф утверждения;
  5. — текст;
  6. — визы, подпись.

Текст штатного расписания составляется в виде таблицы, графы которой содержат наименования должностей, количество штатных единиц, размер должностного оклада, надбавок (персональных и проч.), месячный фонд заработной платы и примечания. Штатное расписание подписывает начальник отдела кадров, визирует главный бухгалтер, утверждает руководитель, подпись которого заверяется печатью организации.

Инструкция – правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов, распорядительных документов, по заполнению и ведению форм документов (бухгалтерских, учетных, отчетных).

В управленческой практике используются как типовые, так и индивидуальные инструкции. Типовые обычно издают органы власти или управления для системы однотипных организаций ли учреждений.

  • Инструкция оформляется на общем бланке и должна содержать следующие реквизиты:
  • — наименование организации;
  • — наименование вида документа;
  • — дату и место создания;
  • — заголовок к тексту;
  • — гриф утверждения;
  • — текст;
  • — подпись.

Заголовок должен четко определять те вопросы, объекты или круг лиц, на которые распространяется инструкция. Например, должностная инструкция «Секретаря-референта», Инструкция «По делопроизводству».

Как правило, первый раздел инструкции называется «Общие положения». В нем указывают цели издания, область распространения, порядок и обязательность использования, правовые, нормативные или распорядительные акты, послужившие основой для разработки инструкции.

Инструкция – документ длительного действия. В «Общих положениях» оговариваются сроки введения инструкции в действие или отмены ее введением ранее действующей.

Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

Текст инструкции состоит из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. Количество разделов и их логическая взаимосвязь определяются разработчиками.

По стилю изложения текст инструкции носит распорядительный характер («устанавливается», «не допускается», «запрещается» и др.) и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Например: «Исполнитель обязан сдать законченные в делопроизводстве документы секретарю структурного подразделения».

Или «Секретари структурных подразделений обязаны ежемесячно предоставлять в канцелярию данные об объеме документооборота».

Инструкцию подписывает руководитель того подразделения, которое ее разработало.

Инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа.

И в том и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или ссылки на распорядительный документ, его дату и номер.

Московский государственный университет печати

2.

Глава 2. Характеристика основных видов управленческих документов

2.1.

Организационно-правовые документы

С разработки организационно — правовых документов (ОПД) собственно и начинается жизнедеятельность организации.

Организационно — правовые документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность, функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

Наиболее распространенные организационно-правовые документы:

  • устав организации;
  • положение об организации;
  • положение о структурном подразделении организации;
  • положение о коллегиальных и совещательных органах учреждения;
  • штатное расписание;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • инструкции по отдельным видам деятельности;
  • должностные инструкции.

Все вышеперечисленные документы и составляют основу организационно-правовой документации предприятия или учреждения.

Именно через организационно-правовые документы реализуется одна из основных управленческих функций — организационная, в рамки которой вписывается, в частности, юридическое оформление создания организации, установление ее организационно-штатной структуры и численности персонала, регламентация деятельности организации в целом, а также ее структурных подразделений, включая регулирование вопросов взаимодействия между ними, формирование и регламентацию деятельности совещательных органов организации, установление режима работы персонала, подразделений, служб, определение порядка проведения реорганизационных мероприятий и некоторые другие вопросы (например, лицензирование определенных видов деятельности, установление особого порядка работы и т.д.).

Документам организационно-правовой группы присущи некоторые общие характерные черты. Помимо того, что именно через них в рамках организации осуществляется реализация норм административного права, можно также отметить следующее:

  1. Содержание организационно-правовых документов составляют положения, подлежащие обязательному выполнению всеми сотрудниками организации, и составляющие в своей совокупности организационно-правовую базу для нормального функционирования предприятия или учреждения. Эти документы содержат в себе положения, которые как бы определяют границы правового поля, в рамках которых сотрудники организации могут осуществлять свои полномочия.
  2. Организационно-правовые документы — документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.
  3. Введение организационно-правовых документов в действие всегда осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем (руководителем вышестоящей организации, данной организации или начальником структурного подразделения в зависимости от категории документа).
  4. Организационно-правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены или введения в действие новых взамен устаревших.

    Практика показывает, что при нормальном режиме работы организации большинство организационно-правовых документов подвергается переработке примерно раз в 4-6 лет. Значительно чаще (в среднем раз в год) содержание рассматриваемых документов уточняется.

    Внесение изменений и дополнений в организационно-правовые документы производится распорядительным документом (приказом руководителя организации).

    Исключением является штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно.

  5. Подготовке организационно-правовых документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки и согласования.
  6. Для организационно-правовых документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания.

Рассмотрим перечисленные виды организационно-правовых документов более подробно.

Устав организации представляет собой основной организационно-правовой документ, регламентирующий важнейшие вопросы функционирования организации, включая порядок ее образования и реорганизации (ликвидации).

Устав организации — это правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организации, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы деятельности.

Читайте также:  Разрешение на ввод в эксплуатацию объекта жилого сооружения: как получить документ, какой список бумаг потребуется и какие могут быть причины для отказа

Общие положения, определяющие наименование вида учредительного документа, порядок составления и содержания текста, приведены в Гражданском Кодексе РФ (ч. I, гл. 4).

Так, организация, являющаяся юридическим лицом, «действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора.

В случаях предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организации данного вида» (ст. 52 ГК РФ).

Учредительный договор — правовой акт, которым стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, функционированию, реорганизации и ликвидации. Учредительный договор заключается, а устав утверждается учредителями (участниками).

Положение об организации — правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, выполняющие свои функции за счет средств бюджета.

Как правило, устав организации содержит в себе следующие основные разделы:

Первый раздел «Общие положения» должен содержать в себе сведения о:

  • полном и сокращенном фирменном наименовании организации;
  • статусе организации;
  • предмете деятельности организации;
  • нормативных документах, регламентирующих деятельность организации;
  • наличии у данной организации филиалов, дочерних предприятий и представительств;
  • наличии у данной организации зарегистрированного товарного знака (знака обслуживания) и прочих атрибутов юридического лица (банковские счета, печати и штампы, фирменные бланки и т.п.);
  • почтовом (юридическом) адресе организации.

Второй раздел «Сведения об уставном капитале организации» содержит:

  • общие сведения о соучредителях (участниках) организации;
  • размеры вкладов соучредителей (участников) организации;
  • условия изменения (пересмотра) размеров уставного капитала;
  • имущественные права участников по отношению к отдельным объектам в имущественном составе организации;
  • сведения о порядке и последствиях выхода участника из общества.

В третьем разделе «Организационно-правовые основы деятельности организации» определяются:

  • цели деятельности организации;
  • виды (направления) деятельности организации;
  • механизм взаимоотношений организации с партнерами;
  • права участников организации при осуществлении ее финансово-хозяйственной деятельности.

Четвертый раздел «Управление организацией» регламентирует:

  • структуру и основные задачи управления организацией;
  • состав органов управления;
  • полномочия органов управления.

В этом же разделе, в зависимости от формы управления организацией, должны особо оговариваться: сроки созыва и порядок проведения общих собраний акционеров, порядок и сроки проведения выборов членов совета директоров, общий порядок деятельности исполнительных органов, порядок и сроки проведения проверок деятельности организации, а также информирования о результатах проверок участников (сотрудников) организации и т.д.

Пятый раздел «Правила ведения учета и отчетности в организации» устанавливает:

  • порядок ведения бухгалтерский и статистической отчетности;
  • порядок представления сведений о результатах финансово-хозяйственной деятельности организации в Государственную налоговую инспекцию;
  • порядок и сроки подведения итогов финансово-хозяйственной деятельности организации, а также информирования об этом участников (сотрудников) организации.

В разделе «Порядок использования прибыли и иных накоплений организации» должны найти свое отражение вопросы: распределения и последующего использования прибыли и порядка использования иных накоплений организации (страховой фонд, резервный фонд и др.).

  • Седьмой раздел «Порядок прекращения деятельности организации» устанавливает: порядок ликвидации организации и порядок изменения характера деятельности организации.
  • В заключительном разделе «Особые вопросы деятельности организации» оговаривается порядок разрешения споров организации с прочими юридическими и физическими лицами, а также некоторые другие вопросы, являющиеся отражением специфики деятельности той или иной организации и требующие документального разъяснения (регламентации).
  • Наряду с вышеперечисленными разделами в устав организации могут быть включены и иные разделы, содержание которых будет, прежде всего, отражать особенности порядка функционирования организации.
  • Законы Российской Федерации, регулирующие порядок создания организаций разных организационных — правовых форм, содержат соответствующие положения о требованиях к уставу организации того или иного типа.

По Закону об акционерных обществах, по требованию акционера, аудитора или любого заинтересованного лица общество обязано в разумные сроки предоставить им возможность ознакомиться с уставом общества, включая изменения и дополнения к нему. Общество обязано предоставить акционеру по его требованию копию действующего устава общества.

К организационно-правовым документам относятся | электронный помощник секретаря (эпс)

В процессе организационной деятельности учреждения формируется комплекс организационно-правовых документов, содержащих положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся:

  1. Устав организации.
  2. Положение об организации.
  3. Положение о структурных подразделениях.
  4. Регламенты работы аппарата управления (руководства).
  5. Штатное расписание.
  6. Инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению).
  7. Должностные инструкции работников.
  8. Правила внутреннего трудового распорядка и тд.

Устав – правовой акт, являющийся одним из учредительных документов, определяющих правовой статус организации, необходимых для ее государственной регистрации. Оформляется на общем бланке организации.

Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, выполняющие свои функции за счет средств бюджета, в том числе органы власти и управления.

Положение о структурном подразделении организации, в том числе и коллегиальном, совещательном или ином органе – локальный организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы структурного подразделения и иного органа (совета, комиссии) предприятия, фирмы, учреждения.

Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Должностная инструкция – локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации (подразделения) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Правила внутреннего трудового распорядка – локальный правовой акт, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации. Содержание документа должно полностью отвечать нормам и требованиям Трудового кодекса Российской Федерации.

Положение о видеоконтроле в Обществе — локально-правовой акт, определяющий, где ведется видеозапись, как и сколько хранятся видеозаписи, в каком порядке они подлежат уничтожению.

Инструкция по организация делопроизводства и документооборота в..

  • Документы в компании печатаются на бланках установленного образца.
  • Внутренние документы печатаются на бланке компании с указанием структурного подразделения, предназначенных для служебной переписки.
  • Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
  • Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
  • Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения генерального директора не могут передаваться другим организациям и лицам.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 7.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размер 12.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

  • 20 мм – левое;
  • 10 мм – правое;
  • 20 мм – верхнее;
  • 20 мм – нижнее.

5.1. Порядок оформления реквизитов документа

Документ должен иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения и оформления.

  • Наименование вида документаНаименование вида документа должно быть на каждом документе за исключением писем и соответствовать содержанию документируемого вопроса.
  • Дата документаДатой документа является дата его подписания. Датой утверждаемого документа — дата его утверждения, для протокола — дата проведения заседания. Дата документа проставляется при его подписании, утверждении или при регистрации. При этом число и месяц вписываются от руки, год – может быть впечатан заранее. Пример: «01» января 2020г.Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например: 01 января 2020г.
  • Регистрационный индекс (номер) документаИндексированию подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
  • Ссылка на индекс и дату входящего документаСсылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату документа, на который дается ответ, и проставляется на бланке исходящего письма в специально отведенном месте; в текст не включается.
  • Место составления или изданияРеквизит указывается на бланке вида документа (например: приказа, постановления, решения и др.). Этот реквизит содержит сведения о том географическом пункте, где зарегистрирована организация; место нахождения юридического лица, определенное его государственной регистрацией; место составления документа.
  • Гриф ограничения доступа к документу Гриф ограничения доступа к документу (например: конфиденциально, для служебного пользования) проставляется без кавычек на первом листе документа на верхнем поле справа.
  • Адресат (адресование)Документ адресуют организации, ее структурному подразделению или конкретному лицу. При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности. Если документ отправляют в несколько однородных организаций, их названия указывают обобщенно. Например: Директорам филиалов
  • Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым и т.д. адресатом не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список на рассылку, и на каждом документе указывается только один адресат. В состав реквизита «адресат» входит почтовый адрес (при необходимости).Реквизит «адресат» помещается в правой верхней части бланка напротив реквизитов организации-отправителя. При этом все строчки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю либо центрируются по самой длинной строке.
  • Заголовок к текстуЗаголовок к тексту составляется исполнителем документа во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге формата А4. Заголовок отражает в краткой форме основное содержание документа и используется при регистрации. Заголовок должен быть кратким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием вида документа. Заголовок на бланке обычно располагают слева над текстом документа, отступив от надписи бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатают через один межстрочный интервал. Заголовок к тексту договоров, актов и т.п. располагают над текстом по центру документа. Точку в конце заголовка не ставят.
  • Текст документаТекст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно и кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по этому вопросу документами.
Читайте также:  Документы для смены фамилии, имени или отчества

При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие принципы:

— объективность и достоверность содержания, — полнота информации, краткость изложения;

— структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение (причины, основания или цели составления документа), изложение (доказательство), заключение (выводы, просьбы, предложения, распоряжения, решения, рекомендации).

Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов:

— нейтральный тон изложения;— точность и ясность изложения;— исключение повторов и излишних подробностей;— употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (направляем на рассмотрение и утверждение…, проверкой установлено, что…);— ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; предоставить кредит, а не выдать кредит; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу);— использование отглагольных существительных (оказать содействие, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать);— безличный характер изложения;— употребление специальных терминов;— использование сокращенных слов;— исключение из текста архаизмов (сего года, при сем направляем);

— исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать) и др.

Используемые в тексте наименования юридических лиц (в том числе: полные, сокращенные и на английском языке, если это предусмотрено уставом) должны точно соответствовать учредительным документам. Например: Открытое акционерное общество «ВАША КОМПАНИЯ» либо ОАО «ВАША КОМПАНИЯ»; «VAHSA KOMPAHYA» Open Joint Stock Company либо «VAHSA KOMPAHYA» OJSC.

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них.

Наиболее краткой формой изложения сведений в документе является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатают только номера граф. Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово «Таблица» и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.

Текст документа печатают, отступив 2-4 интервала от реквизита «заголовок к тексту», через 1,5 межстрочных интервала, а при объемном тексте через один межстрочный интервал.

В документах, составленных на двух и более страницах, вторая и последующая страницы нумеруются

  • РезолюцияРезолюция закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Резолюция оформляется руководителем на самом документе и состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты.

По своему характеру текст резолюции может быть двух видов:— резолюции, содержащие решение вопроса (Пример: «Зачислить», «Отказать»);— резолюции, содержащие указание на порядок подготовки вопроса. В этом случае текст резолюции должен содержать фамилию исполнителя (исполнителей), конкретное поручение и срок его выполнения.

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, то ответственным за исполнение документа в целом является лицо, указанное первым, или за кем определен созыв исполнителей.

Соисполнители документов представляют все необходимые материалы и в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.

  • ПодписьРеквизит «подпись» располагают после текста, отступив 2-3 межстрочных интервала, а на договорах, актах и т.п. – ниже наименования организаций-участников сделки, их платежных реквизитов, указания юридических и фактических адресов сторон.Реквизит «Подпись» содержит наименование должности лица, подписавшего документ (полное, т.е. с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, без наименования организации, на документе, оформленном на бланке), личную подпись и расшифровку подписи, например:

Генеральный директорОАО «ВАША КОМПАНИЯ» Иванов М.Ю. Иванов

или

Генеральный директор Иванов М.Ю. Иванов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Иванов М.Ю. Иванов

Главный бухгалтер Петров А.В. Петров

Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне, например:

Генеральный директор Генеральный директорОАО «ВАША КОМПАНИЯ» ЗАО «Ваш партнер»

Иванов М.Ю.Иванов Семенов С.П. Семенов

Оттиск печати ставится либо на специально обозначенное грифом «МП» место печати, либо так, чтобы оттиском был захвачен край надписи наименования должности лица, подписывающего документ, и часть его личной подписи.

Пример:Генеральный директор личная подпись М.Ю.Иванов

или:

Генеральный директор Генеральный директорличная подпись личная подпись

М.Ю. НИванов С.П. Семенов

мп мп

5.2. Парафирование документов

Для усиления контроля за порядком оформления договоров (приложений к договорам), количество листов в которых более одного, на окончательном варианте документа каждый лист желательно подписать (запарафировать) лицами, на подписи которых проставляются печати.

5.3. Заверение документов

Для обеспечения сохранности и во избежание внесения изменений в уже подписанные и утвержденные документы (договоры), содержащие более чем один лист, листы документа должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляются на второй и последующие листы посередине верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница» (стр.). Точки и тире не ставятся.

Если документ изготовлен на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные — на обратной.

Желательно, чтобы перед подписанием и простановкой печати документ был прошит и заверен на оборотной стороне последнего листа заверительной надписью.

Заверительная надпись: «Всего прошито и пронумеровано количество (цифрами и прописью) листов» скрепляется подписью директора и печатью компании.

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *